Załącznik do ogłoszenia
Załącznik opublikowano: 2017-01-23
Sprawa znak: 141.2713.20.2016
Nr wewnętrzny pisma: 141.2713.20.2016/3
Kraków, dn. 23.01.2017r.
PYTANIA I PODPOWIEDZI, MODYFIKACJA OGŁOSZENIA
Dotyczy: Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu - w postępowaniu z dziedziny nauki na wyłonienie Wykonawcy w zakresie przeprowadzenia badań terenowych metodą wywiadu bezpośredniego na reprezentatywnej próbie osób w wieku 65+ zamieszkujących w środowisku domowym w województwie małopolskim w oparciu o dostarczony przez Zamawiającego kwestionariusz CAPI w ramach realizacji projektu Zaniedbanie i samozaniedbanie osób starszych - wyzwania dla opiekunów formalnych i nieformalnych oraz dla profesjonalistów medycznych i społecznych systemu ochrony zdrowia i pomocy społeczne dla Katedry Epidemiologii i Medycyny Zapobiegawczej UJ CM, ul. Kopernika 7A, 31-034 Kraków
Uniwersytet Jagielloński – Collegium Medicum w Krakowie informuje, iż w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły zapytania, na które Zamawiający udziela odpowiedzi:
Pytanie 1
Pytanie dotyczy posiadanej wiedzy i doświadczenia. Zamawiający wymaga, że Wykonawca wykaże, iż „w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert o udzielenie zamówienia, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, licząc wstecz od dnia upływu terminu składania ofert, zrealizował lub realizuje co najmniej usługi polegające na przeprowadzaniu badania na zlecenie instytucji naukowej na próbie co najmniej 1500 osób na każde badanie, realizowanego techniką CAPI, polegającej na przeprowadzeniu minimum 400 wywiadów miesięcznie”.
Ile usług należy wykazać, aby warunek został uznany za spełniony?
Odpowiedź 1
Zamawiający informuje, iż Wymaga aby Wykonawca wykazał, iż „w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert o udzielenie zamówienia, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, licząc wstecz od dnia upływu terminu składania ofert, zrealizował lub realizuje co najmniej 2 usługi polegające na przeprowadzaniu badania na zlecenie instytucji naukowej na próbie co najmniej 1500 osób na każde badanie, realizowanego techniką CAPI, polegającej na przeprowadzeniu minimum 400 wywiadów miesięcznie”.
W tym zakresie Zamawiający stosownie modyfikuje pkt 4) ppkt 4.1.2 Ogłoszenia.
Pytanie 2
Czy Zamawiający może wskazać stronę, na której znajduje się Załącznik nr 1 do umowy – Szczegółowy opis przedmiotu umowy? Mamy problem z lokalizacją tego załącznika.
Odpowiedź 2
Zamawiający informuje, iż szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w ogłoszeniu i będzie on stanowił załącznik nr 1 do umowy, a wzór umowy zawarty w Ogłoszeniu zostanie odpowiednio w tym zakresie zmodyfikowany.
Pytanie 3
Pytanie dotyczy możliwości przesunięcia terminu realizacji Etapu I badania, który zgodnie z zapisami dokumentacji projektowej powinien zostać zakończony 15 lutego 2017r.
Dotrzymanie tego terminu nie jest bowiem możliwe ze względu na termin złożenia i rozpatrzenia oferty oraz zapisy harmonogramu i metodologii projektu. Jednocześnie, zgodnie z zapisami umowy, za nieterminowe wykonanie danego etapu badania potrącana jest kara wysokości 10% brutto.
Nawet przy założeniu wariantu, w którym umowa z Wykonawcą podpisana zostanie w dniu 25.01. (tj. tydzień po złożeniu oferty), zgodnie z zapisami dokumentacji projektowej, Zamawiający ma 14 dni na przekazanie materiałów niezbędnych do realizacji (do dnia 8.02). Nie ma zatem możliwości przygotowania w tak krótkim czasie realizacji badania, przeprowadzenia badania głównego oraz re-testu.
Jednocześnie, jeśli Zamawiający nie wyraziłby zgody na przesunięcie tego terminu, uprzejmie prosimy o wskazanie daty podpisania umowy z wybranym Wykonawcą oraz daty przekazania materiałów do realizacji badania.
Odpowiedź 3
Zamawiający informuje, iż wyraża zgodę na przesunięcie zakładanego terminu realizacji I etapu do maksymalnie 6 tygodni liczonych od dnia zawarcia umowy i w tym zakresie odpowiednio modyfikuje Ogłoszenie oraz zawarty w nim wzór umowy. Zamawiający zmodyfikuje odpowiednio także pozostałe terminy realizacji umowy z zachowaniem wymiaru czasu pomiędzy poszczególnymi etapami, w następujący sposób:
pkt 3) 4 Ogłoszenia:
- Termin wykonania: od dnia zawarcia umowy do dnia 30 czerwca 2017 r., przy czym zamowienie będzie realizowane zgodnie z ponizszym harmonogramem:
4.1. Etap I - wykonanie zadań niezbędnych do rozpoczęcia badań terenowych, przeprowadzenie badań terenowych i przekazanie wyników dla co najmniej 500 przebadanych respondentów w badaniu głównym oraz co najmniej 50 przebadanych re-testem-w terminie maksymalnie 6 tygodni, od daty zawarcia umowy.
4.2. Etap II - przeprowadzenie badań terenowych i przekazanie wyników w liczbie dającej łącznie z etapem I co najmniej 1000 przebadanych respondentów w badaniu głównym oraz co najmniej 100 przebadanych re-testem - w terminie do 30 kwietnia 2017 r.,
4.3. Etap III - przeprowadzenie badań terenowych i przekazanie wyników w liczbie dającej łącznie z etapem I i II co najmniej 1500 przebadanych respondentów w badaniu głównym oraz co najmniej 150 przebadanych re-testem - w terminie do 31 maja 2017 r.,
4.4. Etap IV - przeprowadzenie badań terenowych i przekazanie wyników w liczbie dającej łącznie z etapem I, II i III 2000 przebadanych respondentów w badaniu głównym oraz co najmniej 200 przebadanych re-testem - w terminie do 30 czerwca 2017 r.
Pytanie 4
Kto odpowiedzialny jest za opracowanie skryptu do badania – Zamawiający czy Wykonawca? Badanie przeprowadzone zostanie na oprogramowaniu CAPI Zamawiającego.
Jednocześnie wywiad uznaje się za zrealizowany jeśli zawiera nie mniej niż 1% braków danych, wynikających z nieudzielenia odpowiedzi na wymagane pytanie (np. błędny filtr, brak ograniczeń). W przypadku badań CAPI, tego typu błędy minimalizowane są przede wszystkim na etapie tworzenia narzędzia, stąd pytanie o przygotowanie i weryfikację skryptu.
Odpowiedź 4
Informujemy, iż za opracowanie skryptu do badania, który zostanie przekazany Wykonawcy odpowiedzialny jest Zamawiający.
Pytanie 5
Pytanie dotyczy oprogramowania do realizacji badań CAPI. Gdzie zapisywane będą dane pochodzące z wywiadów i kto będzie miał do nich dostęp?
Czy dane przesyłane będą bezpośrednio na serwer Zamawiającego czy też Wykonawcy?
Odpowiedź 5
Zamawiający informuje, iż dane zapisywane są na dysku twardym, dostęp do plików będą mieć ankieterzy, z tym, że dane są szyfrowane. Szyfrowane bazy danych będą przesyłane drogą mailową do Zamawiającego.
Pytanie 6
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość przesyłania nie rzadziej niż raz na tydzień wywiadów przez centralę firmy (z podaniem ID ankietera), nie zaś przez ankietera? W ten sposób Zamawiający otrzymywałby skontrolowane i zweryfikowany zbiór częściowy. W przeciwnym wypadku niejako omijany jest etap kontroli terenowej i nieterenowej przez Wykonawcę, do którego jesteśmy zobligowani.
Uprzejmie proszę o odpowiedź na powyższe wątpliwości.
Odpowiedź 6
Zamawiający informuje, iż dopuszcza przesyłanie wywiadów przez centralę firmy.
Pytanie 7
Na stronie 2 ogłoszenia pkt. 3 podpunkt 4.1 (termin realizacji I etapu) zakładany termin realizacji pierwszego etapu badania wydaje się bardzo krótki w porównaniu do terminu realizacji pozostałych etapów, które uwzględnieniają realizację takiej samej liczby wywiadów. Czy przewidują Państwo przedłużenie zakładanego terminu I etapu (15 luty 2017), w zależności od ostatecznego terminu rozstrzygnięcia oferty oraz procedury podpisania umowy z wybranym Wykonawcą?
Odpowiedź 7
Zamawiający informuje, iż odpowiedź jest analogiczna jak na pytanie 3.
Pytanie 8
Zgodnie z ogłoszeniem, Zamawiający dysponuje oprogramowaniem CAPI, które udostępni Wykonawcy do realizacji badania. Jakie funkcjonalności (poza narzędziem badawczym oraz możliwością wysyłki plików bazy danych) posiada oprogramowanie, które zostanie udostępnione do badania?
Odpowiedź 8
Zamawiający informuje, iż oprogramowanie nie posiada innych funkcjonalności niż wymienione.
Pytanie 9
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość, aby wysyłka plików bazy danych (str. 5, pkt. 9.11) była przeprowadzana bezpośrednio przez Wykonawcę a nie przez zatrudnionych ankieterów? Czy oprogramowanie pozwala na to, żeby odbywało się to nie bezpośrednio z poziomu oprogramowania CAPI zainstalowanego na laptopach ankieterskich?
Odpowiedź 9
Zamawiający dopuszcza możliwość, aby wysyłka plików bazy danych (str. 5, pkt. 9.11) była przeprowadzana bezpośrednio przez Wykonawcę, a nie przez zatrudnionych ankieterów. Oprogramowanie pozwala na wysyłkę plików baz danych nie bezpośrednio z poziomu oprogramowania CAPI zainstalowanego na laptopach ankieterskich
Pytanie 10
Zgodnie z założeniami badania, przy każdym etapie zostaną przebadane dodatkowe osoby w ramach badania re-test (str.2, pkt. 4). Czy Zamawiający zakłada dodatkowe kryteria dotyczące realizowania takich wywiadów, poza określeniem ich liczby? Czy zakładane jest, że będzie to jedynie konkretna liczba ponownie przebadanych jakichkolwiek osób spośród tych, którzy wzięli udział w badaniu w danym etapie? Czy osoby te muszą spełniać dodatkowe kryteria?
Odpowiedź 10
Zamawiający informuje, iż wybór osób, u których będzie przeprowadzone badanie re-test będzie pozostawał w gestii Zamawiającego. Wykonawca będzie otrzymywał od Zamawiającego listę osób, na podstawie przesyłanych plików baz danych.
Pytanie 11
Ponownie odnośnie badania re-test – czy długość wywiadu re-test jest analogiczna do długości wywiadu w badaniu głównym? Jeśli nie, jaki jest przewidywany czas realizacji wywiadu re-test?
Odpowiedź 11
Zamawiający informuje, iż długość wywiadu re-test jest znacznie krótsza od długości wywiadu w badaniu głównym, obejmuje ok. 50 zmiennych z kwestionariusza głównego (w którym zmiennych jest ok 800).
Pytanie 12
W ogłoszeniu wyróżnia się terminy ”respondent docelowy” oraz „respondent zastępczy”. Jaka osoba według założeń Zamawiającego może spełniać kryteria respondenta zastępczego? Czy w przypadku trudności z wyłonieniem respondenta zastępczego, część wywiadu, gdzie jest możliwe jego uczestnictwo zostaje całkowicie pominięta?
Odpowiedź 12
Zamawiający informuje, iż wywiad z respondentem zastępczym jest przeprowadzany wówczas, gdy respondent docelowy ma ograniczenia funkcji poznawczych ocenione za pomocą kwestionariusza Mini Mental State Examination. Najlepiej, aby Respondentem Zastępczym był członek najbliższej rodziny lub osoba opiekująca się i przebywająca codziennie lub prawie codziennie u Respondenta Docelowego, bardzo dobrze znająca Respondenta Docelowego i będąca w stanie adekwatnie odpowiedzieć w jego imieniu na pytania dotyczące m. in. jego stanu zdrowia, jego zachowań oraz stanu/wyglądu jego mieszkania. W przypadku, gdy respondent zastępczy nie zostanie wyłoniony, ale w całości zostanie przeprowadzona subiektywna ocena przez ankietera wywiad będzie uważany za zrealizowany częściowo, przy czym Zamawiający dopuszcza aby w końcowej bazie danych znalazło się nie więcej niż 20% (nie więcej niż 400) wywiadów zrealizowanych częściowo (to znaczy takich, w których braki danych nie przekraczają 20% lub sytuacja wymieniona powyżej).
Pytanie 13
Zwracamy się z prośbą o udostępnienie informacji o szacunkowej wartości zamówienia.
Odpowiedź 13
Zamawiający informuje, iż nie udostępnia informacji i wartości szacunkowej zamówienia przed upływem terminów składania i otwarcia ofert.
Pytanie 14
Czy możemy prosić o przedstawienie wzoru „Załącznika nr 1 – kalkulacja ceny oferty”, stanowiącego załącznik do formularza oferty?
Odpowiedź 14
Zamawiający informuje, iż nastąpiła omyłka, w formularzu oferty nie ma wzoru „Załącznika nr 1- kalkulacja ceny oferty .” W tym zakresie Zamawiający modyfikuje treść Ogłoszenia.
Pytanie 15
Zgodnie z treścią umowy (§4): Badanie re-test może być przeprowadzone metodą wywiadu bezpośredniego lub wywiadu telefonicznego - w każdym z obu przypadków z wykorzystaniem odpowiedniej metody CAPI. Uprzejmie prosimy o wyjaśnienie tego punktu, tj. czy re-test może zostać przeprowadzony techniką CATI?
Odpowiedź 15
Zamawiający informuje, iż badanie re-test może zostać przeprowadzone metodą CATI.
Pytanie 16
Jaki jest przewidywany czas trwania kwestionariusza zastosowanego podczas re-testu?
Odpowiedź 16
Zamawiający informuje, iż przewidywany czas trwania kwestionariusza zastosowanego podczas
re-testu to ok.15 minut.
Pytanie 17
Prosimy o informację czy niniejsze badanie jest realizowane na próbie panelowej, tj. stanowi kontynuację wcześniej prowadzonych przez Zamawiającego badań, czy też jest badaniem niezależnym?
Odpowiedź 17
Zamawiający informuje, iż badanie nie jest kontynuacją wcześniej przeprowadzonego badania.
Jednocześnie Zamawiający informuje, iż powyższe pytania i odpowiedzi oraz modyfikacje stanowią integralną część Ogłoszenia, niemniej nie zachodzi konieczność przedłużenia terminów składania i otwarcia ofert, gdyż w celu uwzględnienia informacji zawartych w odpowiedziach na powyższe pytania Zamawiający przedłużył już termin składania ofert na dzień 26 stycznia 2017 roku. godz. 12.00. Otwarcie ofert o godzinie 12.15. Miejsce składania ofert pozostaje bez zmian.
Ponadto Zamawiający informuję, iż w załączeniu do niniejszych pytań i odpowiedzi oraz modyfikacji Ogłoszenia przesyła ujednolicony tekst Ogłoszenia, uwzględniający dokonane w wyniku udzielonych odpowiedzi zmiany.
